Эволюция офисного пакета от Microsoft на протяжении 20 лет привела к смене парадигмы понимания роли этого продукта на рынке ПО. Теперь это не просто набор востребованных офисных приложений, а программная платформа с гибкими и расширяемыми возможностями.
Вышедший в 1990 году продукт Microsoft Office состоял из трех приложений – текстового (Microsoft Word) и табличного (Microsoft Excel) процессоров и редактора презентаций (Microsoft PowerPoint). В следующих релизах к ним прибавился редактор базы данных (Microsoft Access) и почтовый клиент. В 2000-х годах решение уже приобрело все современные черты в плане состава компонентов, а также поддерживаемых функций, ставших де-факто стандартом офисной работы. К сегодняшнему дню Microsoft Office перестал быть просто продуктом, объединяющим приложения для персональной работы на локальном ПК, а превратился в платформу для организации совместной работы, построения корпоративных коммуникаций, работы с контентом в локальной сети и в Вебе, в том числе и аналитики, и поиска.
Новые возможности Office 2010
Профессиональный опыт работы вне зависимости от того, будь то ПК, телефон или браузер – это то, что предлагает Office 2010. Большинство нововведений в Office 2010 с точки зрения бизнес-пользователей можно сгруппировать в три основные категории: реализовывать смелые идеи, успешно работать в командах, оставаться на связи вне зависимости от местоположения.
Одним из ключевых нововведений Microsoft Office 2010 являются встроенные инструменты для организации совместной работы над документами. Заметим, что подобные функции постепенно реализовывались и в прошлых версиях продукта, однако требовали серьезной настройки, на которую уходило много времени, и не были интуитивно понятными обычному бизнес-пользователю. Теперь начать совместную работу можно за несколько щелчков мышью из любого приложения в Office 2010 – текстового редактора, корпоративного портала, менеджера презентаций и так далее. Редактирование документа ведется в реальном времени, что позволяет одновременно отслеживать все изменения, не прибегая к дополнительным средствам сравнения или организации контроля. Подобный шаг был продиктован смещением акцентов в процессах работы в офисе – по оценкам Microsoft, до 2/3 времени пользователь вовлечен в выполнение совместных заданий. Еще одной полезной функцией Office 2010 является возможность выбора контента для синхронизации и автономного доступа – речь идет о часто редактируемых документах, находящихся в общем доступе, например, прайс-листов, которые должны изменяться автоматически при внесении правок у уполномоченных сотрудников. Подобная технология реализована в Microsoft SharePoint Workspace 2010.
Новые технологии использованы и в защите данных – при составлении электронного сообщения или создании файла можно указать уровень доступа к нему на стороне адресатов или других пользователей (возможности пересылки, печати, копирования, редактирования, задание уровня конфиденциальности и другие опции). Правила создаются в удобном интерфейсе с минимально перегруженными меню и могут действовать как в целом в рамках всей организации, так и для конкретных учетных записей. В состав Office 2010 входит и инспектор документов, отслеживающий использование скрытого текста, невидимого содержания, персональных данных, метаинформации, то есть, всего того дополнительного контента, который при публикации в открытых источниках или при отправке получателям , должен быть удален.
Не менее важное обновление платформы MS Office коснулось интерфейса – он стал единообразным для всех приложений, что упрощает работу для пользователей разного уровня подготовки.
Еще одно преимущество новой версии офиса от Microsoft состоит в том, что в его состав входят веб-версии приложений Microsoft Office, которые не требуют наличия установленной на компьютере версии пакета, но при этом поддерживают необходимые функции для персональной и совместной работы.
Microsoft Word 2010
Качественно новая функциональность текстового редактора (которая возникла благодаря применению единого интерфейса во всех продуктах) реализована Microsoft в обновленном меню Файл. Оно позволяет вывести на единый экран доступ до основных команд операций с файлами – печать, сохранение в разных форматах, просмотр комментариев (в том числе и публичных) и свойств документов и так далее.
Возможность улучшенного предпросмотра документа перед выводом на принтер позволяет увидеть его структуру, а также совершить некоторые операции по редактированию (вставка и удаление фрагментов, изменение форматирования). С обновленным меню файл может передаваться по настроенным маршрутам workflow (согласование, рецензирование, сбор подписей или получение комментариев), интегрированные с системой управления корпоративным контентом на базе Microsoft SharePoint.
Другие изменения текстового редактора связаны с расширением набора базовых инструментов. Речь идет, во-первых, об акцентировании внимания на работу с мультимедиа непосредственно внутри приложения Word без необходимости запуска отдельных приложений-редакторов. У изображений теперь можно удалять фон, накладывать тени, применять повороты и перевороты, в том числе, художественные спецэффекты, плюс улучшать качество. Во-вторых, в текстовом процессоре появился улучшенный поисковик по документу, выводящий все вхождения запроса во всей структуре документа. В-третьих, в Word 2010 применяется расширенный инструмент вставки объектов из буфера обмена – пользователь может увидеть предварительное расположение будущего элемента на странице, а также стиль и форматирование, которое будет к нему применено.
Microsoft Excel 2010
В Microsoft Excel 2010, помимо расширения количества математических формул и качества их расчетов, появились новые инструменты визуализации данных, позволяющие экономить время пользователя за счет отсутствия необходимости выстраивания вспомогательных графиков или раскрашивания ячеек таблицы (например, в случае анализа динамики). Они получили названия инфокривых, то есть, миниатюрных графиков, располагающихся непосредственно в анализируемых местах таблицы. Фильтрация данных в книге дает пользователям возможность максимально быстро применять разные критерии сортировки к массиву информации, в том числе, отключая или включая ячейки со значениями.
В Excel 2010 концептуальных нововведений меньше, чем в Word 2010, однако сам табличный процессор теперь работает быстрее по сравнению с его предшественником. К ним относится скоростная прокрутка рядов данных, быстрое построение и обработка графиков и диаграмм, а также более точные формулы для подсчета значений. Из новых функций можно отметить улучшение в фильтре данных, позволяющее применять расширенные значения сортировки (на лету отключать и включать нужные столбцы со значениями), а также новый тип графиков, позволяющих строить их в одной ячейке таблицы (пригодятся для показа динамики цифровых массивов в документе).
В остальном табличный процессор также использует переработанный интерфейс Лента с функцией обновленным меню «Файл» (для печати таблиц она незаменима, поскольку с ее помощью можно определить, сколько страниц займет очередной отчет).
Microsoft PowerPoint 2010
PowerPoint 2010 обрадует пользователей работой с каждой презентацией в отдельном окне и поддержкой прямой вставки видеороликов в презентации. Подобным образом можно вставлять видео с онлайн-хостингов (YouTube, Vimeo и так далее) или с жесткого диска компьютера.
Кроме этого, при обработке медиафайла его можно будет полуавтоматически подогнать по размеру и качеству под саму презентацию. Эффекты можно применять не только к локальным видеороликам, но и к потоковым из Сети. В числе других функций последнего PowerPoint – обновленный интерфейс добавления событий, при наступлении которых может воспроизводиться звук, выполняться переход на другой слайд и так далее.
При одновременной работе с несколькими презентациями теперь можно объединять их. Как и в случае с Excel 2010, общая простата использования продукта повысилось за счет логически понятной и эргономической компоновки инструментов на панели «Лента» и за счет улучшений внутри движка PowerPoint 2010.
Microsoft Outlook 2010
Новая версия офисного пакета сделана с учетом переосмысления того влияния, которое оказывает в корпоративном секторе современные средства коммуникации. Речь идет о поддержке социальных веб-сервисов, а также ставшего за несколько последних лет привычным удобства предоставления переписки в Сети. За это отвечает функция Outlook Social Connector, которая связывает данные о пользователе с профилями в ICQ, Twitter, Facebook и MySpace и так далее, а также записными книжками коммуникаторов, что дает возможность сразу видеть фотографию собеседника, его дополнительную контактную информацию, а также из единой точки доступа искать необходимую информацию (встречи, дни рождения, новости статусов, обновления данных). Пока первой такой соцсетью, которая доступна для тестирования Outlook Social Connector, стала LinkedIn.
В целом можно считать, что Microsoft Outlook 2010 в связке с почтовым сервером Microsoft Exchange 2010 стали более ориентированными на пользователя. Так, например, при отправке писем клиент предоставляет специальные подсказки, позволяющие сориентироваться отправителю (о переполненности ящика адреса, о его отсутствии на рабочем месте и так далее). Кроме того, особое внимание уделяется организации вида расположения сообщений – в новой версии Outlook 2010 история электронной почты, веб-сервисов и мессенджеров объединяется в рамках привязки к единому аккаунту человека, с кем производится общение, позволяя искать в ней необходимую информацию быстро и эффективно. Группировка всех электронных посланий выполнена в соответствии с популярным в ряде почтовых сервисов оформлением в виде разговора. Он исключает возможность появления в переписке сообщений-дубликатов, потерянных ответов (например, при возникновении дополнительной ветки обсуждения), а также усложненного форматирования при цитировании. Присутствует в новой версии Outlook 2010 и интеграция с PIM-инструментами – при получении письма, содержащего информацию о каком-либо мероприятии, пользователь может сразу же увидеть свое расписание в день наступления этого события, не открывая полностью сам календарь. Все стандартные операции с сообщениями вынесены на ленту инструментов Ribbon, что позволяет быстро переходить к ним, нажимая на крупные кнопки, не прибегая к использованию дополнительных контекстных меню.
В Microsoft Outlook 2010 интегрированы средства перевода писем (в настоящее время поддерживается 14 языков), как пословно, так и фразами, и фрагментами. Отметим также и тот факт, что полный потенциал Outlook 2010 раскрывается в связке с почтовым сервером Exchange 2010. Он, в свою очередь, позволяет, использовать расширенные инструменты для работы сообщениями, например, отправлять и получать голосовые письма.
MS Office 2010 стал пакетом, который предоставляет пользователям возможность самим разбираться в функциях продуктов для обеспечения более высокой производительности труда, и разгружает ИТ-службы от необходимости проведения специального обучения и постоянного обслуживания компьютеров с установленными офисными приложениями. Тем не менее, встроенные средства контроля позволяют уполномоченным сотрудникам контролировать процессы, реализуемые в рамках MS Office 2010 (например, предоставления доступа в область совместной работы людям, находящимся за периметром корпоративной сети), по возможности вмешиваясь в них с той или иной целью.
